GDPR

INFORMAČNÍ POVINNOSTI SPRÁVCŮ VŮČI DOTČENÝM SUBJEKTŮM ÚDAJŮ

Cílem této informace je plnit předepsané informační povinnosti správce vůči subjektům údajů, jejichž osobní údaje (dále jen jako OÚ) správce zpracovává a to osobní údaje klientů společnosti TRYGON PACIFIC INTERNATIONAL s.r.o. se sídlem náměstí Masarykova 1658/116, Ústí nad Labem-centrum, 400 01 Ústí nad Labem, IČ 25418297, registrovaná u Krajského soudu v Ústí nad Labem, oddíl C 16910 (Společnost nebo Správce), je poskytnout informace o tom, jaké osobní údaje Správce zpracovává o fyzických osobách při poskytování služeb a/nebo zboží,  právního jednání, práva a povinnosti fyzických a právnických osob, pracovněprávních vztahů a kontaktech s třetími osobami, k jakým účelům a jak dlouho Správce tyto osobní údaje v souladu s platnými právními předpisy zpracovává, komu a z jakého důvodu je může předat, a rovněž informovat o tom, jaká práva fyzickým osobám v souvislosti se zpracováním jejich osobních údajů náleží.

Tato Informace je účinná od 25. 5. 2018 a je vydána v souladu s nařízením (EU) 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů (Nařízení nebo GDPR) za účelem zajištění informační povinnosti Společnosti jako správce dle článku 13 GDPR.

I.    Kategorie osobních údajů

Osobním údajem je jakákoli informace, která se vztahuje k fyzické osobě, kterou je Společnost schopna identifikovat. V souvislosti s poskytování služeb a/nebo zboží,  právního jednání  v rámci smluvních vztahů může ze strany Správce dojít ke zpracování následujících kategorií osobních údajů.

A. Základní osobní identifikační údaje a adresní údaje

Takové údaje jsou nutné pro zajištění služeb a/nebo zboží. Jedná se zejména o:

• jméno a příjmení
• datum narození
• rodné číslo
• adresa trvalého pobytu
• identifikační údaje na zákonného zástupce
  
  

B. Kontaktní údaje

• kontaktní telefonní číslo
• kontaktní e-mail
• kontaktní telefon
  
  

C. Údaje z komunikace mezi Správcem, klientem a zaměstnancem

Tyto údaje vznikají při komunikaci související s poskytováním poskytování služeb a/nebo zboží a právního jednání v rámci smluvních vztahů mezi Správcem, obchodním partnerem, klientem, zaměstnancem a třetí osobou. Jedná se o zápisy osobní komunikace s obchodním partnerem, klientem, zaměstnancem a třetí osobou v prostorách Společnosti nebo jiném přímém kontaktu s obchodním partnerem, klientem, zaměstnancem a třetí osobou, písemnou a elektronickou komunikaci se zákazníkem a/nebo obchodním partnerem, záznamy telefonických hovorů, chatové a video chatové komunikace mezi obchodním partnerem, klientem, zaměstnancem a třetí osobou a Společností.

D. Kamerové záznamy z prostor Společnosti

Společnost umísťuje do prostor společnosti kamery z důvodu ochrany oprávněných zájmů Společnosti. Prostory, kde jsou kamery umístěny, jsou vždy označeny upozorněním.

E. Údaje zpracované na základě souhlasu obchodního partnera, klienta, zaměstnance a třetí osoby

Zpracování těchto údajů není nezbytně nutné k plnění zákonných povinností, smluv nebo ochranu oprávněných zájmů Společnosti, ale jejich zpracování umožní Správci zlepšovat řízený proces, zaměřit se na to, co obchodní partnery, klienty, zaměstnance a třetí osoby opravdu zajímá, a případně obchodní partnery, klienty, zaměstnance a třetí osoby informovat o nabídkách na zlepšení řízeného procesu, které jsou pro ně vhodné. Tyto údaje jsou zpracovány jen v případě udělení souhlasu a mohou být zpracovány po dobu platnosti tohoto souhlasu. Jedná se zejména o:

• údaje získané k obchodní činnosti
• údaje o zlepšování řízených procesu u Společnosti
• kontaktní údaje v případě, že se nejedná o obchodní zástupce, klienty a zaměstnance  Společnosti
  
  

II. Účely, právní důvody a doby zpracování osobních údajů

Rozsah zpracovávaných údajů závisí na účelu zpracování. Pro některé účely je možné zpracovávat údaje přímo na základě smlouvy, oprávněného zájmu Společnosti nebo na základě zákona (bez souhlasu), pro jiné pouze na základě souhlasu.

A. Zpracovávání z důvodu plnění smlouvy, plnění zákonných povinností a z důvodu oprávněných zájmů Správce

Poskytnutí osobních údajů nutných pro plnění smlouvy, plnění zákonných povinností Společnosti a ochranu oprávněných zájmů Správce je povinné. Bez poskytnutí osobních údajů k těmto účelům by nebylo možné řízený proces zajistit. Ke zpracování osobních údajů pro tyto účely nepotřebujeme souhlas. Zpracování z důvodu plnění smlouvy a plnění zákonných povinností nelze odmítnout.

Jedná se zejména o tyto základní dílčí účely:

• zajišťování provozu Společnosti a řízených procesů (plnění ze zákona)
• vyúčtování za případné služby (plnění smlouvy)
• plnění zákonných daňových povinností (plnění zákonných povinností)
• účely stanovené zvláštními zákony pro potřeby trestního řízení a pro naplnění povinnosti součinnosti s Policií České republiky a dalšími státními orgány (plnění zákonných povinností)
• provozování kamerových a monitorovacích systémů v prostorách Společnosti pro účely prevence vzniku škod (oprávněný zájem)
• vymáhání pohledávek od obchodních partnerů, klientů, zaměstnance a třetí osoby (oprávněný zájem)
• procesy spojené s identifikací zákazníka (plnění smlouvy)
• evidence dlužníků (oprávněný zájem).

Osobní údaje pro tyto činnosti jsou zpracovány v rozsahu nutném pro naplnění těchto činností a po dobu nutnou k jejich dosažení nebo po dobu přímo stanovenou právními předpisy. Poté jsou osobní údaje vymazány či anonymizovány. Základní lhůty pro zpracování osobních údajů jsou k dispozici níže.

V případě jednání mezi Společností a potenciálním zaměstnancem o uzavření smlouvy, které nebylo završeno uzavřením pracovní smlouvy nebo dohod, je Správce oprávněn zpracovávat poskytnuté osobní údaje po dobu 3 měsíců od příslušného jednání.

Faktury vystavené Společností jsou v souladu s § 35 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty archivována po dobu 10 let od jejich vystavení. Z důvodu nutnosti doložit právní důvod pro vystavení faktur jsou po dobu 10 let ode dne ukončení smlouvy archivovány i smlouvy s fyzickými nebo právnickými osobami.

Osobní údaje nutné pro poskytnutí zvláštních slev ZTP nebo ZTP/P dle § 3 zákona č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích jsou zpracovávány pod dobu 5 let od poskytnutí příslušné slevy, případně do doby, kdy již není možné právně napadnout výši státního příspěvku na tyto slevy, pokud je tato doba delší.

Kamerové záznamy ze značkových prodejen a z prostor Společnosti a okolí budov Společnosti jsou zpracovávány maximálně po dobu 90 dnů ode dne pořízení kamerového záznamu.

B. Zpracovávání údajů subjektů údajů, které udělily souhlas s obchodním a marketingovým oslovením prostřednictvím elektronického kontaktu

U subjektů, které udělily souhlas s obchodním a marketingovým oslovením prostřednictvím elektronického kontaktu, zpracovává Správce s jejich souhlasem po dobu uvedenou v souhlasu kontakty, které jí subjekt dá k dispozici pro účely obchodního a marketingového oslovení s průzkumem prováděné Společností.

III. Kategorie příjemců osobních údajů

Společnost při plnění svých závazků a povinností ze smluv a samosprávy využívá odborné a specializované služby jiných subjektů. Pokud tito dodavatelé zpracovávají osobní údaje předané od Správce, mají postavení zpracovatelů osobních údajů a zpracovávají osobní údaje pouze v rámci pokynů od zástupců Správce a nesmí je využít jinak. Jde zejména o vymáhání dlužných pohledávek, činnost znalců, advokátů, auditorů, správu IT systémů, internetovou reklamu nebo jiná zastoupení. Každý takový subjekt pečlivě vybíráme a s každým uzavíráme smlouvu o zpracování osobních údajů, ve které má zpracovatel stanoveny přísné povinnosti k ochraně a zabezpečení osobních údajů.

Zpracovateli jsou společnosti se sídlem jak na území České republiky, tak se sídlem v členském státě Evropské unie nebo tzv. státech bezpečných. K předání a zpracování osobních údajů v zemích mimo území Evropské unie, dochází vždy v souladu s platnou legislativou.

Správce v rámci plnění svých zákonných povinností předává osobní údaje správním orgánům a úřadům stanoveným platnou legislativou.

IV. Způsob zpracování osobních údajů

Správce zpracovává osobní údaje ručně i automatizovaně. Společnost vede evidenci veškerých činností, a to jak ručních tak automatizovaných, při kterých dochází ke zpracování osobních údajů.

V. Informace o právech subjektů údajů v souvislosti se zpracováním osobních údajů platných od 25. 5. 2018

Dle nařízení bude mít subjekt údajů od 25. 5. 2018 v případě, že bude pro Správce identifikovatelnou fyzickou osobou a prokáže Správci svoji totožnost, následující práva.

A.  Právo na přístup k osobním údajům

Podle článku 15 Nařízení bude mít subjekt údajů právo na přístup k osobním údajům, které zahrnuje jednak právo získat od Správce:

• potvrzení, zda zpracovává osobní údaje,
• informace o účelech zpracování, kategoriích dotčených osobních údajů, příjemcích, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny, plánované době zpracování, o existenci práva požadovat od správce opravu nebo výmaz osobních údajů týkajících se subjektu údajů nebo omezení jejich zpracování nebo vznést námitku proti tomuto zpracování, právu podat stížnost u dozorového úřadu, o veškerých dostupných informacích o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od subjektu údajů, skutečnosti, že dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování, o vhodných zárukách při předání údajů mimo EU,
• v případě, že nebudou nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob i kopii osobních údajů.

V případě opakované žádosti bude Správce oprávněn za kopii osobních údajů účtovat přiměřený poplatek.

Právo na potvrzení o zpracování osobních údajů a na informace bude možné uplatnit písemně na adresu sídla Společnosti.

Právo na kopii osobních údajů bude možné uplatnit na sekretariátu ředitele Společnosti, za podmínky doložení oprávněnosti uvedené žádosti.

B. Právo na opravu nepřesných údajů

Podle článku 16 Nařízení bude mít subjekt údajů právo na opravu nepřesných osobních údajů, které o něm bude Správce zpracovávat. Obchodní zástupce, klient a zaměstnanec, má rovněž povinnost oznamovat změny svých osobních údajů a doložit, že k takové změně došlo. Zároveň je povinen nám poskytnout součinnost, bude-li zjištěno, že osobní údaje, které o něm zpracováváme, nejsou přesné. Opravu provedeme bez zbytečného odkladu, vždy však s ohledem na dané technické možnosti. Žádost o opravu osobních údajů je možné uplatnit na sekretariátu Společnosti, za podmínky doložení oprávněnosti uvedené žádosti.

C. Právo na výmaz

Podle článku 17 Nařízení bude mít subjekt údajů právo na výmaz osobních údajů, které se ho týkají, pokud Správce neprokáže oprávněné důvody pro zpracování těchto osobních údajů. Správce má nastaveny mechanismy pro zajištění automatické anonymizace či výmazu osobních údajů v případě, že již nejsou potřeba k účelu, pro nějž byly zpracovávány. Pokud se subjekt údajů domnívá, že nedošlo k výmazu jeho osobních údajů, může se na nás obrátit písemně na adresu Společnosti.

D. Právo na omezení zpracování

Podle článku 18 Nařízení bude mít subjekt údajů do doby vyřešení podnětu právo na omezení zpracování, pokud bude popírat přesnost osobních údajů, důvody jejich zpracování nebo pokud podá námitku proti jejich zpracování, a to písemně na adresu sídla Společnosti.

E. Právo na oznámení opravy, výmazu nebo omezení zpracování

Podle článku 19 Nařízení bude mít subjekt údajů právo na oznámení ze strany Správce v případě opravy, výmazu nebo omezení zpracování osobních údajů. Dojde-li k opravě nebo výmazu osobních údajů, budeme informovat jednotlivé příjemce, s výjimkou případů, kdy se to ukáže jako nemožné nebo to vyžaduje nepřiměřené úsilí. Na základě žádosti subjekt údajů můžeme poskytnout informaci o těchto příjemcích.

F. Právo na přenositelnost osobních údajů

Podle článku 20 Nařízení bude mít subjekt údajů právo na přenositelnost údajů, které se ho týkají a které poskytl Správci, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo požádat Správce o předání těchto údajů jinému správci.

Pokud nám v souvislosti se smlouvou o poskytování služeb nebo na základě souhlasu poskytne subjekt údajů osobní údaje a jejich zpracování se provádí automatizovaně, má právo od nás získat takové údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Bude-li to technicky proveditelné, lze údaje předat i Vámi určenému správci, bude-li řádně určena osoba jednající za příslušného správce a bude možné ji autorizovat.

V případě, že by výkonem tohoto práva mohlo dojít k nepříznivému dotčení práv a svobod třetích osob, nelze vaší žádosti vyhovět. Žádost je možné uplatnit na sekretariátu Společnosti po doložení oprávněnosti požadavku.

G. Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů

Podle článku 21 Nařízení bude mít subjekt údajů právo vznést námitku proti zpracování jeho osobních údajů z důvodu oprávněného zájmu Správce.

V případě, že Správce neprokáže, že existuje závažný oprávněný důvod pro zpracování, který převažuje nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, Správce zpracování na základě námitky ukončí bez zbytečného odkladu. Námitku je možné poslat písemně na adresu sídla Společnosti.

H. Právo na odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů

Souhlas se zpracováním osobních údajů pro právní jednání a obchodní účely, účinný od 25. 5. 2018 je možné kdykoliv po tomto datu odvolat. Odvolání je zapotřebí učinit výslovným, srozumitelným a určitým projevem vůle, a to na sekretariátu Společnosti.

Souhlas s obchodními a marketingovým oslovením udělený ke konkrétnímu elektronickému kontaktu je možné kdykoli odvolat na sekretariátu Společnosti.

CH. Právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů

Subjekt údajů má právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).

VI. Pověřenec pro ochranu osobních údajů

Od 25. 5. 2018 je k dispozici tento kontakt na pověřence pro ochranu osobních údajů ve smyslu nařízení: MOPRO CS s.r.o. , pověřenec pro ochranu osobních údajů, kontaktní osoba p.Radek Hykyš e-mail gdpr@chlorine-generators.eu